۱۰ اشتباه مرسوم در مدیریت زمان

(اجتناب از تله های مرسوم)

بیشتر ما می دانیم که میتوانیم زمانمان را ثمربخش مدیریت کنیم , اما خیلی سخت میشود که اشتباهات را شناسایی کنیم و بفهمیم چگونه میتوانیم پیشرفت کنیم. وقتی زمان خود را بهتر مدیریت کنیم , به طور فوق العاده ای در کار خود بهره وری بالا خواهیم داشت و درجه ی استرس مان کاهش پیدا میکند. ما میتوانیم زمان خود را وقف پروژه  های هیجان انگیزی کنیم که تغییر اساسی در حرفه ی مان ایجاد می کند و در نهایت شادتر باشیم.

در این مقاله, به ۱۰ اشتباه مرسوم در مدیریت زمان میپردازیم که به کمک آن ها بتوانید به خوبی به شناسایی استراتژی ها بپردازید و در نهایت بر آن ها غلبه کنید.

 

اشتباه اول : نا موفق بودن در نگه داشتن لیست کارهایی که باید انجام شود

تا حالا شده که بعضی وقت ها گله کنید از این که  فراموش کردید یک کار مهمی را انجام دهید؟ اگر شده , پس احتمالا از لیست  “کار هایی که باید انجام شود” استفاده نمی کنید که بتوانید کار هایتان را اولویت بندی کنید.(یا اگر از آن لیست استفاده میکنید. حتما از آن به طور ثمربخش استفاده نکردید)

 

فوت وفن استفاده مفید از لیست “کار هایی که باید انجام شود” این است که کار هایی که مهم تر است اولویت بندی شود. بیشتر مردم از کد گذاری (AتاF) استفاده میکنند به طوری که A  برای کار هایی که اولویت بالایی دارند و F برای کارهایی که اولویت کمتری دارند. شما متناوبا میتوانید از این سیستم نمونه برداری کنید یا به جای آن شماره گذاری کنید.

 

کارهای بزرگ با جزئیات دقیق

اگر در لیستتان پروژه های بزرگی دارید مطالب آن میتواند مبهم و بی ثمر باشد مگر این که خیلی مراقب باشید.برای مثال , ممکن است که در لیستتان نوشته باشید (استارت در پیشنهاد بودجه) اما این شامل چه چیز هایی است؟ کمبود جزییات در اینجا ممکن است باعث شود وقتتان تلف شود و یا قدم کلیدی را فراموش بکنید. پس مطمئن شوید که کار های مهم و بزرگ را با جزییات بنویسید تا از آن چشم پوشی نکنید.

 

مدیریت زمان | ماشین موفقیت

 

اشتباه دوم : هدف گذاری شخصی نکردن

آیا فکر کرده اید ۶ ماه دیگر دوس دارید کجا باشید؟ همین زمان یک سال دیگر چطور؟ یا حتی ۱۰ سال بعد ؟ اگر فکر نکرده اید, وقته این رسیده که یه هدف شخصی برای خودتان داشته باشید.

هدف گذاری شخصی , برای مدیریت زمان تان ضروری است چون هدف ها به شما یک فاصله و دیدی میدهند که به سمت جلو حرکت کنید.اگر بدانید که کجا می خواهید بروید , میتوانید اولویت ها , زمان و منبعی که به هدف هایتان میرسد را مدیریت کنید. همچنین هدف ها به تصمیم گیری این که چه چیزی ارزش زمان گذاشتن دارد و آن چیزهایی که مارا از راه منحرف می کنند چیست کمک میکنند.

 

اشتباه سوم : اولویت بندی نکردن

همکارتان وارد میشود و یک کار بحرانی دارد و از شما میخواهد که همین الان به آن کمک کنید. اما ذهنتان پر از ایده های جدید برای مشتری است.شما مطمئن هستید که با یک ایده ی هوشمندانه میتوانید برای کمپین خرید آن ها نجات دهنده باشید. اما حالا شما باید برای رسیدگی به این حالت اضطراری ریسک از بین رفتن همه ی این افکار را بپذیرید.

گاهی اوقات سخت است که بدانید چگونه اولویت بندی کنید , مخصوصا وقتی که بحران های زیادی در زندگیتان وجود دارد اما به هر حال ضروری است که اولویت بندی کار ها را به صورت ثمربخش یاد بگیرید اگر میخواهید زمان خود را بهتر مدیریت کنید.

 

مدیریت زمان و مزاحمت ها | ماشین موفقیت

 

اشتباه چهارم : ناموفق بودن در مدیریت مزاحمت ها و حواس پرتی ها

آیا می دانید بعضی از ماها میتوانیم نزدیک دو ساعت از روزمان را به مزاحمت ها اختصاص دهیم؟ تصور کنید چه کارهایی می توانید در این دو ساعت انجام دهید!

حواس پرتی ها ممکن است از ایمیل ها , چت ها , همکارها در مشکلات بحرانی و یا تماس های تلفنی از مشتری ها باشد. حواس پرتی ها میتواند ما را از رسیدن به جریاناتی باز دارد که وقتی به طور کامل به انجام ان ها بپردازیم بسیار راضی کننده و ظاهرا آسان هستند.

اگر میخواهید کنترل کامل روزهایتان را داشته باشید و کارتان را به بهترین شکل ممکن انجام دهید , ضروری است که بدانید چگونه حواس پرتی هایتان را کاهش دهید و مزاحمت هایتان را به طور ثمربخش مدیریت کنید. برای مثال, برای اینکه می خواهید روی کاری دقت کنید چت هایتان را خاموش کنید و بگذارید بقیه بدانند که بعضی اوقات مزاحم شما هستند. شما همچنین باید یاد بگیرید چگونه دقت خودتان را بهبود بخشید حتی در مواقعی که حواستان پرت است.

 

اشتباه پنجم : به تعویق انداختن

وقتی کاری را به تعویق می اندازید ,احساس عذاب وجدان دارید که چرا شروع نکرده اید و ترس این کار به جانتان می افتد تا انجامش دهید و سرانجام , همه چیز دست به دست هم میدهند تا موفق به اتمام این کار نشوید.

همچنین بخوانید :   هفت عادت ساده ای که سبب موفقیت بیشترتان میشود

برای مثال , یک استراتژی مفید به خود شما میگوید که شما فقط برای ده دقیقه قرار است که آن پروژه را استارت بزنید.اغلب اوقات ,به تعویق انداختن کارها حسی به شما میدهد که میگوید باید همه ی کارها از اول تا آخر انجام شود و این یک توقع بالاست که به شما حس غرق شدن و اظطراب را می دهد. به جای به تعویق انداختن , مقدار کمی از وقتتان را برای استارت زدن پروژه ها اختصاص دهید.

 

اشتباه ششم : مسئولیت های زیادی قبول کردن

آیا از آن دسته از آدم هایی هستید که برایتان سخت است که “نه” بگویید؟ اگر هستید , پس احتمالا پروژه ها و تعهد های زیادی پیش رویتان وجود دارد. این امر باعث استرس , روحیه ی کم و عمکرد ضعیف می شود.

یا ممکن است مدیری ریزبین باشید , کسی که بر روی کنترل و انجام همه ی کارهایشان پافشاری میکند , چون نمیتوانند به کس دیگری برای انجام کارهایشان اعتماد کنند (این مشکل نه تنها برای مدیران بلکه ممکن است برای خیلی ها رخ دهد)

در هر صورت , مسئولیت های زیادی قبول کردن , استفاده ی ضعیف از زمانتان است و شما را به یک فردی تبدیل میکند که به عجول بودن در کار و کار بهم ریختن شهرت دارد.

برای توقف این مسئله , هنر گفتن “بله” به انسان و “نه” به کار را یاد بگیرید. این مهارت به شما کمک میکند در حالی که در یک گروه احساس خوبی دارید , خودتان را اثبات کنید.

 

گاهی ، یک نه به موقع ، از صدها غم و اندوه جلوگیری می‌کند.
پرمودا باترا

 

اشتباه هفتم : تلاش برای اینکه سر خود را شلوغ کردن

بعضی ها برای مشغول شدن تلاش می کنند. تحویل کار ها سر وقت موعد , ایمیل های بی پایان , فایل های زیادی که نیاز به توجه دارند , با عجله به ملاقات ها رفتن …….. چقدر آدرنالین بالایی دارند!

مشکل اینجاست که یک “اعتیاد به مشغول بودن” یعنی که شما در بالا بردن استرس ها موثر هستید , پس به جای آن سعی کنید آروم باشید و یاد بگیرید که زمانتان را بهتر مدیریت کنید.

 

اشتباه هشتم : عملکرد چند تکلیفی

لیندا برای رسیدن به بهترین حجم کار خودش, در حالی که با مشتریانش چت میکند ,مرتبا  ایمیل می فرستد. در حالی که لیندا فکر میکند که بهترین استفاده را از زمان خود دارد , حقیقت این است که ۲۰_۴۰ درصد ممکن است زمان بیشتری برای انجام کارهایتان ,در مقایسه با انجام پشت سرهم همان کارها بدست بیاورید , وقتی چند کار را همزمان انجام می دهید. در نتیجه لیندا هر دو کار را ضعیف انحام می دهد -ایمیل هایش پر از اشتباه است و مشتریانش از این که لیندا تمرکز ندارند عصبی می شوند .

پس بهترین کار این است که چند کار همزمان را باهم انجام دادن را فراموش کنید و به جایش در هر زمان روی یک کار تمرکز کنید , اینگونه کار باکیفیت تر تولید خواهید کرد.

 

اشتباه نهم : وقت استراحت نداشتن

خوب است که فکر کنید میتوانید برای ۸-۱۰ ساعت بی وقفه کار کنید مخصوصا وقتی کارتان زمان مشخصی برای تعطیل شدن دارد. اما برای همه غیر ممکن است که بدون این که به مغز استراحت بدهید بتوانید کاری با کیفیت مطلوب ایجاد کنید.

پس زمان استراحت را به عنوان وقت تلف کردن در نظر نگیرید. وقت استراحت برای شما زمان های آرام و با ارزشی ایجاد میکنند که به شما این امکان را میدهد تا اثر بخش تر کار کنید و خلاق تر فکر کنید.

اگر از کار دست کشیدن برایتان سخت است پس برای خودتان زمان استراحتی برنامه ریزی کنید و یا یک هشدار به عنوان یادآور برای خودتان بگذارید. برای یک قدم زدن کوتاه , کافی خوردن یا اصلا پشت میزتان بنشینید و فکر کنید. سعی کنید برای هر یک یا دو ساعت , پنج دقیقه استراحت کنید و  مطمئن شوید که به اندازه کافی برای خود وقت نهار دارید – اگر گرسنه باشید ,نمیتوانید کار با کیفیتی ایجاد کنید!

 

اشتباه دهم : ناکارآمدی زمان بندی پروژه ها

آیا آدم سحرخیزی هستید؟ یا وقتی که خورشید در بعدازظهرغروب میکند انرژی میگیرید ؟ همه ی ما اصول خاص خودمان را داریم که در یک زمان از روز پر انرژی تر هستیم و بهره وری بیشتری داریم.

میتوانید بهترین استفاده از زمانتان , با استفاده از انجام کارهای باارزش در زمان اوج خود و انجام کار های کم انرژی (مثل زنگ زدن به کسانی که زنگ زدند یا چک کردن ایمیل ها) در طول لحظات آرام خود انجام دهید.

 

پی نوشت : یکی از روش های ثمربخش برای تقویت بهره وری خودتان این است که اشتباهات مدیریت زمان را تشخیص و آن را اصلاح کنید.

اگر زمان خود را صرف غلبه بر این اشتباهات کنید , یک تغییر بزرگ در بهره وری خودتان ایجاد خواهد شد و شما شاد تر می شوید و استرس کمتر  را در زندگیتان تجربه خواهید کرد.