مدیریت استرس ناشی از حجم زیاد کار

تحلیل شغلی و تمرکز بر محوریت شغلتان

همه ما این احساس نا خوشایند و دلهره آور را تجربه کردیم که  کارهای زیادی برای انجام دادن داریم و وقتمان هم بسیار کم است.گاهاً ممکن است که این محدویت را در نظر نگیرید و بدون منطق  ساعات زیادی را صرف کار کردن کنید تا عملکردتان را در بالای هرم کاریتان نگهدارید.راه حل جایگزین این کار کردن, آن هم با ساعات کاری زیاد, این است که هوشمندانه تر کار کنید و تمرکزتان را بجای کار های بی ارزش و کم اهمیت بر روی کار های مهم تر که برای موفقیت شغلیتان حیاتیست نگهدارید و زمان اختصاص داده به کار هایی با اولویت کمتر را کمتر کنید.

 

تحلیل شغلی اولین قدم برای کنترل و مدیریت حجم بالای کار

تحلیل شغلی اولین قدم برای انجام اینکار و تکنیک کلیدی و اصلی برای کنترل و مدیریت حجم بالای کاری که منبع مهم استرس است میباشد.برای اینکه کاری را درست و اصولی انجام دهید اولین قدم این است که ببینید که چه چیزی از شما انتظار میرود.شاید در ابتدا این موضوع خیلی واضح و مشخص به نظر برسد اما در بحبوحه مسئولیت های جدیدتان که فشار زیادی را نیز با خود به همراه دارد و همه چیز خیلی سریع پیش میرود آسان است که این موضوع یادتان رود.

 

با فهمیدن اولویت های کاریتان و اینکه چه چیز هایی باعث میشود در کارتان موفق شوید میتوانید بر روی آن ها متمرکز شوید و تمرکز و وقت گذاشتنتان برای دیگر کار ها را تا جای ممکن به حداقل برسانید. تمامی این کارها به شما کمک میکند که بهترین نتیجه را بدست آورید و حجم کارتان را مدیریت نمایید.

 

تحلیل شغلی برای تشخیص اینکه چه چیزهایی در شغلتان واقعا اهمیت دارد شیوه ای مفید است که بهتان میگوید چطور عملکردی خارق العاده در کارتان داشته باشید.و به شما کمک میکند شاخ و برگ های اضافی کارتان را کنار بزنید و از حواس پرتی هایی که ممکن است وجود داشته باشد دوری کنید و به قلب و ریشه کاری که میخواهید انجام دهید برسید.

 

کوتاه مدت و بلند مدت

یادتان باشد که این تکنیک دارای دو شکل و  حالت است.اولین فرم, شکل کوتاه مدت آن است که در اینجا به بررسی آن پرداختیم و البته حدس و گمان اصلی در این حالت این است که شرکتتان,شرکتی با برنامه و طبقه بندی شده است و تمامی تعریفات شغلی ارائه شده توسط آن ,تمامی بازنگری های ضابطه ها و انگیزه های شغلی تدوین شده درست و اصولی می باشند. شکل دوم که به بررسی حالت بلند مدت این تکنیک میپردازد که در آینده آن را مطرح میکنیم، به شما کمک میکند تا در جاهایی که شرایط بالا حاکم نیست به کنترل کارتان بپردازید.شرایط و طراحی های متناقض شغلی میتواند به حجم زیادی از استرس منتهی شود.

 

برای آنالیز و بررسی شغل خود مراحل زیر را قدم به قدم انجام دهید

 

۱مستندات رسمی شغلتان را بازنگری کنید

  • به تعریف شغلی خود نگاهی بیندازید و اهداف و اولویت های کلیدی را در آن شناسایی کنید.
  • به فرم هایی که به منظور بررسی عملکرد بازه ای نوشته شده اند نگاه کنید.هدف از این کار این است که این بازبینی ها به بیان خصایصی میپردازند که سبب پاداش شغلی و یا تنبیهات در شغلتان میشوند.
  • ببینید که برای شغل شما چه دوره های آموزشی وجود دارد.اطمینان حاصل کنید که تمرینات درستی را از سر میگذرانید تا چیز هایی که باید بدانید را تا جای ممکن بفهمید.
  • به برنامه های تشویقی نگاهی بیاندازید تا ببینید چه رفتار هایی منجر به این تشویق ها میشود.

 

فرهنگ شرکت | مدیریت استرس ناشی از حجم زیاد کار | ماشین موفقیت

 

۲- استراتژی ها و فرهنگ تشکیلاتتان را بشناسید

شغل شما هدف خاصی دارد.و این هدف را نهایتا استراتژی های تشکیلاتی که برایش کار میکنید تعیین میکند.عموما این استراتژی ها در قالب اهداف بیان میشوند.به هر حال,شما باید به شرکت و تشکیلاتتان کمک کنید تا به این اهداف دست یابد.(اگر تلاشتان در این جهت نباشد آن موقع است که باید ببینید امنیت شغلیتان هنوز هم به همان قوت قبل است یا نه!).اطمینان حاصل کنید که این استراتژی ها را به خوبی میفهمید و کار هایی که حول محور این استراتژی ها میچرخند را به خوبی انجام میدهید و به آنان عمل میکنید.

 

مشابه هر تشکیلاتی فرهنگ و ارزش هایی دارد که چه خوب و چه بد در طول تاریخ شرکت توسعه یافته اند و در کنار این ها چیز هایی نیز در تشکیلات وجود دارد که برایش حائز اهمیت است .اگر تازه عضو یکی از این تشکیلات شدید با اعضای با سابقه و محترم شرکت صحبت کنید تا این ارزش ها را بشناسید.

 

اطمینان حاصل کنید که فرهنگ شرکتتان را میشناسید و رفتار هایتان بازتاب این فرهنگ است و یا حداقل این که بر خلاف این فرهنگ کاری انجام ندهید.از دید فرهنگ شرکت به عملکرد خود نگاه کنید و ببینید که شرکت برای اعمال شما ارزشی قائل است یا خیر.

همچنین بخوانید :   مجموعه آموزش های مدیریت استرس - استرس چیست؟ (بخش 1)

 

اولویت ها و اعمالتان را همگام با اهداف و فرهنگ تشکیلاتتان برنامه ریزی کنید.

 

۳ببینید که چه کسانی موفقند و دلیل موفقیتشان چیست

 چه در داخل و چه در بیرون از تشکیلاتتان افرادی هستند که مسئولیتها و جایگاه مشابهی با شما دارند و در کارشان بسیار موفقند. ببینید که کارشان را به چه نحوی انجام میدهند و چگونه به این موفقیت رسیدند.به نحوه کارشان نگاه کنید و از آن ها یاد بگیرید.ببینید که چه مهارت هایی را بکار میگیرند تا موفق شوند و همان مهارت ها را بیاموزید.

 

۴بررسی کنید که منابع و افراد مورد نیاز را برای انجام کارتان در اختیار دارید یا نه

قدم بعدی این است که نگاه کنید که حمایت کافی کارمندان,منابع و آموزش های لازمه را برای انجام کارتان به نحو احسن دارید یا خیر.اگر دیدید که این منابع را در اختیار ندارید شروع به جمع آوری و بدست آوردنشان کنید.

 

۵اولویت ها را با رییستان مطرح و تثبیت کنید

تا اینجای کار باید درکی از ذات و ماهیت کاریتان پیدا کرده باشید و بدانید که اهداف کلیدی شغلتان چیست.مورد دیگر این است که باید نظرات خوبی راجع به منابع و هر نوع تمرین مازاد مورد نیاز برای انجام کارتان به نحو احسن را داشته باشید.در اینجا دیگر باید در رابطه با شغلتان با رییستان به صحبت بپردازید و این آگاهیتان راجع به ماهیت شغلتان و اینکه چه چیز هایی باعث میشود در کارتان موفق شوید را با او در میان بگذارید.بهتر هست تا راجع به ناهماهنگی های مهم در شغلتان با رییستان صحبت کنید و در مورد چگونگی مدیریت این ناهماهنگی ها به توافق برسید.

 

۶عمل کنید

باید بدانید که چه چیز هایی برای موفقیت در شغلتان الزامیست.باید آگاهی کافی و خوبی از این داشته باشید که مهمترین کار هایی که باید در این رابطه انجام دهید چیست و همچنین چه چیز هایی از اهمیت کمتری برخوردارند.در جاهایی که میتوانید از این کار های کم اهمیت دست بکشید درنگ نکنید و در جایی که میتوانید در اولویت بندی از رتبه و ارزششان کم کنید باز هم درنگ نکنید و این کار را انجام دهید.در هنگامی که به منابع و آموزشهایی برای شغلتان نیاز دارید باز هم درنگ نکنید و برای آن ها مذاکره کنید.

 

یادتان باشد که در این راهی که پیش پایتان میگذارم باید کمی حساسیت به خرج بدهبد.عموما مفهوم کار تیمی این است که به دیگران در انجام کارشان کمک کنید و این درحالیست که این انجام کار برای شما سودی به همراه نخواهد آورد.و به هر روی نگذارید دیگران از شما در این زمینه سواستفاده کنند و در بیان اینکه خودتان هم کار ها و مسوولیت هایی برای انجام دارید صریح باشید.اگر فکر میکنید که نمیتوانید کاری را به موقع تمام کنید آن کار را یا به کسی بسپارید و یا برای زمان بیشتر مذاکره کنید.

 

نکات کلیدی

تحلیل شغلی روش و تکنیکی پنج مرحله ایست

  • از ماهیت شغل خود آگاهی بدست آورید و بر روی اینکه چگونه به حداکثر بازدهی در کارتان برسید توافق کنید.
  • با رییستان بر روی زمینه هایی که در هنگام تنگی وقت باید تمرکزتان بر رویشان باشد و همچنین زمینه هایی که در همین شرایط میتوانید از آن ها کمی چشم پوشی کرده و از میزان اهمیتشان بکاهید به توافق برسید.
  • اطمینان حاصل کنید که منابع, افراد و آموزش های لازم را برای انجام کارتان به نحو احسن را دارید.

 

با استفاده از روش تحلیل شغلی باید به درک خوبی از چگونگی انجام کارتان به نحو احسن برسید.و همچنین باید اولویت های شغلیتان را هم بشناسید.این روش به شما کمک خواهد کرد که استرس ناشی از حجم کاری زیادتان را مدیریت کنید و بفهمید که از کدام کارتان باید دست بکشید.

 

تحلیل شغلی یکی از روش های کنش محور است که برای مدیریت استرس ناشی از حجم زیاد کار استفاده میشود.این نوع و دیگر انواع این تکنیک و شیوه ها به شما کمک میکنند تا مشکلات ساختاری کاریتان را حل نمایید,به طور موثر تری با رییس و دیگر افراد قدرتمند کار کنید, عملکرد تیم کاریتان را بهبود بخشید و به فردی جسور تبدیل شوید که دیگران برایتان ارزش قائل شوند و به خود این اجازه را ندهند که کار های بیشتری به شما حواله دهند و از شما سواستفاده نمایند.تمام موارد بالا تکنیک ها و روش هاییست که استرس کاریتان را تحت کنترل درآورید,کیفیت زندگی کاریتان را بالاتر ببرید و به موفقیت شغلی برسید.